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Logiciel Gestion Documentaire

PRODUITS & SOLUTIONS

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Gestion documentaire

La Gestion documentaire de NORMEA permet de créer, valider et diffuser simplement les documents inhérents à l’ensemble de vos processus : Qualité, Sécurité, Environnement, Ressources humaines, Achats, Informatique, …

Il permet également de gérer tous les types de document Qualité : cartographie des processus, procédures, instructions, modes opératoires sous différents formats (PDF, Ms Word, Ms Excel, Ms Visio, Open Office, Libre Office, PowerPoint, image, vidéo …).

Avantages de NORMEA

  • Fluidifier et maîtriser le cycle de vie des documents (création, approbation, validation, …)
  • Diffuser de manière sécurisée des documents dans un portail documentaire interactif
  • Rechercher efficacement les documents dont vous avez besoin
  • S’assurer des mises à jour des documents
  • Suivre et piloter en temps réel votre système documentaire.

Créez vos documents directement avec Ms Word, Ms Excel, Ms Visio depuis NORMEA... Insérez vos liens inter-documents...

...Vos documents sont prêts !

Les principales fonctionnalités

Création et validation des documents

Créer votre document depuis votre logiciel habituel et faites le valider au travers un circuit de validation avec alerte et relance automatique. Chaque type de document pourra avoir son propre circuit de validation personnalisé.

Diffusion des documents

Dès leur validation, les documents sont automatiquement transformés au format Web (non modifiable) par NORMEA pour être diffusés dans le portail documentaire interactif. NORMEA permet de gérer les diffusions par groupe utilisateurs.

Navigation dynamique

Les utilisateurs peuvent directement naviguer au travers des documents et "zoomer" dans le système documentaire, à l'identique d'un site web grâce aux liens inter-documents. NORMEA permet ainsi une prise en main rapide.

Gestion du versionning et archivage

NORMEA permet la gestion et l’archivage des différentes versions des documents. A un instant précis, Il n’existe qu’une seule version publiée consultable par les utilisateurs. A chaque nouvelle version d’un document, l’ancienne version est automatiquement archivée. Le nombre de versions archivées est paramétrable.

Gestion de la délégation

Parce que le système Qualité ne doit jamais s'arrêter, NORMEA dispose d'une gestion intégrée de la délégation et des délégués pour une période donnée ou de manière intemporelle. Ainsi, les délégués pourront valider ou traiter facilement les documents à la place des personnes absentes.

Moteur de recherche intégré

Le portail documentaire de NORMEA possède un moteur de recherche évolué et performant (Recherche full text et dans les méta-données, prise en compte des majuscules, des accents, …) permettant à tous les utilisateurs de trouver n'importe quel document en fonction de ses droits.

Focus

REPRISE DES DOCUMENTS EXISTANTS.

NORMEA intègre, en exclusivité, un outil de reprise en masse de vos documents. Accompagné d'une prestation forfaitaire ou en libre utilisation, cet outil permet une reprise "dynamique" des documents :

  • Les documents effectifs seront publiés dans le portail documentaire de NORMEA et seront prêts pour la création de nouvelles versions. Il ne sera pas nécessaire de redéfinir les propriétés et les étapes / acteurs des workflows.
  • Les documents en cours de création / modification seront situés dans l'étape exacte du workflow correspondant.

Cette solution permet de disposer d’une solution « prête à l’emploi » avec l’ensemble des documents Qualité disponibles dans NORMEA. Ainsi à l’issue de la reprise, le nouveau système documentaire est opérationnel et directement exploitable.

Points clés

  • Gestion de tous les types de document : internes, externes, modèles opérationnels...
  • Gestion de tous les formats de document : Ms Word, Ms Excel, Ms Visio, PowerPoint, Open Office, Libre Office, Vidéo, Photos, PDF...
  • Pilotage intégré des éditeurs Ms Word, Ms Excel et Ms Visio
  • Portail documentaire interactif et dynamique
  • Maîtrise totale du système documentaire.

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